Kaum etwas in der Hochzeitsplanung hat so eine Gewichtung, wie die Location. Hier verbringt ihr die meiste Zeit des Tages. Wie also die Suche beginnen? Findet hier Tipps, wie ihr die Location eurer Träume findet.
Eure Planungsphase hat begonnen, ihr fiebert eurem großen Tag entgegen und die Locationsuche steht als Nächstes auf eurer To-Do-Liste. Ein so besonderer Tag bedarf natürlich auch einer besonderen Räumlichkeit. Wir geben euch 6 Schritte an die Hand, wie ihr mit der Suche und Recherche starten könnt und ihr da feiern werdet, wo ihr möchtet. Um eure Top 3 miteinander zu vergleichen findet ihr hier als Hilfestellung eine gratis Tabelle zum Ausdrucken.
Eine Gesamtübersicht über die Schritte findet ihr in unserer kostenlosen Location-Checkliste.
Schritt 1: Verschafft euch einen Überblick
Bevor ihr euch in die Recherche und in Besichtigungen stürzt, setzt euch zunächst einen Rahmen, um eure Suche danach auszurichten und Angebote besser filtern zu können. Wichtig: es ist natürlich nichts in Stein gemeißelt. Der Rahmen kann agil sein und sich anpassen. Doch gibt er euch eine erste Richtung vor, um gut beginnen zu können.
Setzt euch also erstmal zusammen und besprecht eure Vorstellungen hinsichtlich:
- Gästeanzahl (ungefähre Anzahl inkl. Brautpaar)
- Datum (von einem genauen Datum bis hin zu einem flexiblen Monat)
- Lage (Soll es nah an eurem Trauungsort sein, eurer Wohnung, Stadt oder grüner?)
- Ungefähres Budget (Tipps zum Hochzeitsbudget findet ihr hier)
- Stil der Räumlichkeit (Optional – sollte euch eine Location gefallen, obwohl ihr euch eigentlich was anderes als Stil ausgewählt habt, empfehlen wir einfach eine Besichtigung, um es live auf sich wirken zu lassen)
Schritt 2: Wie ihr mit der aktiven Suche beginnt
Der Rahmen ist festgesteckt also kann es jetzt tatsächlich losgehen – wie aufregend. Zunächst kommt etwas Recherchearbeit auf euch zu. Beginnt früh genug, so dass eure Traumlocation zu eurem Wunschdatum auch noch frei ist. Je nach Standort empfehlen wir 1 bis 1 ½ Jahre vor eurem Wunschdatum damit zu beginnen, aufgrund der Beliebtheit manchner Locations oder populären Jahreszeiten.
Recherchieren könnt ihr nun an den verschiedensten Orten – egal ob online oder offline.
Online-Recherche:
- Auf Social Media tummeln sich inzwischen auch viele tolle Location-Anbieter. Nutzt bspw. auf Instagram Hashtags zur Suche, wie #hochzeitberlin #braut2022 #hochzeitslocation
- Außerdem gibt es einige Event-Websites, die für verschiedene Standorte Locations ausspielen. Das gute hierbei – meist findet ihr dort mehrere Bilder der Location, die Platzkapazitäten, die Kontaktdaten und weitere interessante Infos. Eventlocation-Suchen sind beispielsweise Event Inc*, Eventsofa* und Fylo*
Offline-Recherche:
- Fragt Freunde und Bekannte, die vielleicht schon geheiratet haben, welche Locations sie sich zusammengetragen haben und evtl. einige Angebote einholten.
- Auf Messen stellen sich oft auch Location-Anbieter vor. Hier ist der Vorteil, dass ihr direkt erste Fragen am Messestand stellen könnt.
- In Hochzeitszeitschriften sind meisten auch Listen oder Vorstellungen von Locations mit Kontaktmöglichkeit zu finden.
Tipp: Legt euch eine gemeinsame Google Maps Liste an, um eure Suchergebnisse, abzuspeichern. Das ist auch praktisch, wenn jemand von euch spontan über eine schöne Location stolpert. Außerdem bekommt ihr die Kontaktdaten und Internetadresse direkt angezeigt.
Nehmt euch dann etwas Zeit um eure Ergebnisse durchzugehen und ggf. noch etwas tiefer in die Recherche zu gehen. Gibt es weitere Infos auf der Internetseite? Vielleicht dort auch schon erste Preise? Entscheidet euch für eine handvoll von Locations, welche ihr im nächsten Schritt unbedingt anfragen möchtet.
Schritt 3: Der erste Kontakt mit eurer möglichen Traumlocation
Der erste Kontakt besteht meist aus einer Mail an die Kontaktperson der Location. Das muss jetzt noch nichts ausschweifendes sein – bekundet einfach einmal euer Interesse und geht kurz auf eure Eckdaten ein:
… auf der Suche nach der perfekten Hochzeitslocation sind wir auf Ihren Festsaal gestoßen und interessieren uns sehr dafür.
Wir planen unsere Hochzeitsfeier im Frühling 2023 (März/April), bestenfalls an einem Wochenende, und erwarten um die 80 Gäste.
Wir würden uns sehr über einen Besichtigungstermin bei Ihnen freuen.
Gut zu erreichen sind wir unter der Handynummer: …
Haltet hier wirklich euren Aufwand so gering wie möglich. Alles weitere lässt sich meistens eh besser bei der Besichtigung selbst besprechen bzw. bekommt ihr als Antwort deren Hochzeitsbroschüre, mit welcher ihr einen guten Einblick bekommt und schauen könnt, ob ihr einen angebotenen Besichtigungstermin wahrnehmen möchtet.
Schritt 4: Werden eure Anforderungen erfüllt?
Bei einer Besichtigung kommt es einerseits auf’s Look & Feel an. Wie fühlt ihr euch in der Location? Entspricht sie optisch euren Erwartungen? Andererseits ist das nun auch die Gelegenheit mit der Kontaktperson eure Vorstellungen und Ansprüche an eure Traumlocation durchzugehen. Schaut zunächst bspw. ob genügend Platz vorhanden ist für die Dinge, die ihr euch vornehmt. Ist die Tanzfläche groß genug und hat ein Geschenketisch platz? Gibt es eine Möglichkeit eine Kinderecke einzurichten und wo könnte die Fotobox hin?
Macht euch dazu im Vorhinein Gedanken, was eure Must-Haves sind, die ihr ansprechen möchtet. Fragt gleichzeitig auch einmal, ob es Restriktionen bspw. eine Sperrstunde gibt oder man ab einer bestimmten Uhrzeit keine laute Musik mehr spielen darf. Es kann auch sinnvoll sein, sich über Alternativen zu bspw. Banketttischen zu informieren, wenn ihr eher runde Tische haben möchtet.
Ihr müsst hier jedoch noch nicht in die weitergehende Planung der Deko, Sitzordnung und Menü- oder Catererwahl einsteigen – dazu gibt es meist separate Termine. Bei der ersten Besichtigung geht es wirklich erstmal darum, den Raum auf euch wirken zu lassen und die Rahmenpunkte mit der Location abzustecken.
Schritt 5: Bewertet nun die gesehenen Räume
Nach den Besichtigungen haben sich vermutlich schon ein paar Locations ergeben, die es nicht in eure engere Auswahl geschafft haben und direkt von eurer Liste können. Geht nun einmal in euch und nehmt euch etwas Zeit die übrig gebliebenen Räume zu bewerten. Wo hat es bei euch “Klick” gemacht? Welche Gefühle hattet ihr in den verschiedenen Locations? Wo könnt ihr die meisten eurer Vorstellungen umsetzen? Welches Datum sagt euch am meisten zu? Bei welcher Kontaktperson fühltet ihr euch am besten aufgehoben und wo könnt ihr in eurem Budget bleiben? Wenn ihr euch nicht entscheiden könnt hilft es sehr, die Locations mit ihren Eckpunkten und Leistungen zu vergleichen und die Vor- und Nachteile aufzuschreiben. So habt ihr einen guten Überblick und könnt abwägen, was am besten zu euch passt. Ihr könnt gerne hier kostenlos eine Vorlage zum Locations Vergleichen verwenden.
Schritt 6: So geht’s weiter
Ihr habt euch für eine Location entschieden? Yippie! Teilt der Location mit, dass ihr den Raum gern für euer Wunschdatum reservieren möchtet. Fragt auch gerne direkt, wie die nächsten Schritte bzgl. Vertrag, Deko-Treffen, Probeessen etc. aussehen würden.
Eine Übersicht der generellen Planungsschritte könnt ihr euch hier kostenlos herunterladen.
Ihr habt eure Location schon gefunden? Dann teilt das gerne der Community und uns auf Instagram oder hier in den Kommentaren, so dass wir uns gegenseitig inspirieren können #liebeimkopf
*Unbezahlte Werbung, da externe Verlinkung